Förändringar är nödvändiga i alla verksamheter, men allra viktigast är de i företag. Ett bolag som inte förändras kommer snart att se sig omsprunget av konkurrenterna. Men en förändring måste vara väl förberedd, och förankrad, för att bli framgångsrik.
Det finns flera fallgropar när en förändring ska genomföras i ett bolag. Det ledningen säger kan omtolkas flera gånger på vägen fram till det slutgiltiga målet. Det är även vanligt att man underskattar förändringens påverkan på medarbetarna, och på organisationen som helhet. Dessa risker gör sannolikheten stor att förändringsarbetet helt missar det tänkta målet.
Det är mycket att tänka på när verksamheten ska genomgå förändringar. Därför har vi satt samman en lista med några viktiga saker att tänka på.
- Motivera förändringen
Förklara varför förändringen är nödvändig, vad den tillför, och inte minst vad som kan hända om den inte genomförs. Sätt mål, både på kort och på lång sikt, och sätt upp kriterier som gör det möjligt att mäta effekten av förändringen. - Led tydligt och enat
För att förändringen ska gå att genomföra måste det finna en samsyn i ledningen, så att alla kan motivera varför och hur förändringen ska genomföras. Det är också viktigt att alla kan besvara eventuella följdfrågor från medarbetarna. - Arbeta långsiktigt med företagskulturen
En tydlig och värderingsstyrd företagskultur ökar sannolikheten för att verksamheten ska klara organisatoriska förändringar och omställningar. När det är dags att genomföra förändringar är ni bättre rustade att lyckas om ni sedan tidigare arbetar aktivt med er företagskultur. - Kommunicera med alla
Skapa material, som ett bildmaterial eller en film, som alla kan använda för att kommunicera förändringarna, deras bakgrund och syfte. Om ni har ett intranät, lägg upp materialet där. - Återkoppla
Se till att alla som berörs får en regelbunden återkoppling om hur förändringsarbetet fortskrider. Detta är en fortsättning för att medarbetarna ska fortsätta vara aktiva i förändringsarbetet. - Redovisa era framgångar
Informera från början om vad som sker, och vilka effekter ni observerar. Försök att vara så transparenta ni kan kring vad som händer i företaget. - Belöna
Lyft fram bra frågor och förslag som kommer från medarbetarna. Ett bra sätt kan vara att utse månadens bästa förslag varje månad. - Besvara frågor
Skapa en logg med de frågor ni får från medarbetarna, och också de svar ni får. På detta sätt blir det enkelt för medarbetarna att hitta svar, om det är något som andra har frågat om tidigare. - Fira framgångarna
För att behålla fokus över tid är det viktigt att fira små och stora lyckade förändringar, och tacka alla inblandade för deras medverkan.
Framgångsrik förändring är, som du som läst ända hit nog förstått, inte något som bara händer. Det krävs ett aktivt arbete för att planera, strukturera, övervaka och leda arbetet. Först och främst måste den som leder förändringsarbetet dock motivera och få med sig sina medarbetare. Människor har nämligen en tendens att föreställa sig det värsta, i såväl stort som smått, både privat och i arbetslivet. Ju mer som inte är känt, desto mer hotfull kommer situationen att framstå. Just därför är det så viktigt att kommunicera tydligt kring förändringen, och dess syfte.
