En personalhandbok är dels en strategisk vägledning som innehåller frågor som företagets policies och visioner, dels en praktisk handbok, där de anställda kan läsa om vad som gäller kring tjänsteresor, ledighet m.m. Det är viktigt att personalhandboken är ett levande dokument.
Det finns tre stora fördelar med att ha en personalhandbok i verksamheten.
- Personalhandboken gör att alla medarbetare vet vad som gäller.
- När samma regler finns nedskrivna, och det är tydligt att de gäller för alla, hanteras personalfrågorna på ett konsekvent sätt.
- Genom att upprätta en personalhandbok får alla anställda en uppsättning regler och instruktioner som är anpassade till verksamheten.
Det är framför allt i två situationer som behovet av personalhandbok framgår extra tydligt. Det är svårt att ta fram ett dokument av den här typen när det väl behövs. Bättre är att försöka ta fram en personalhandbok tidigare än så. Eftersom handboken är ett levande dokument får ni sedan uppdatera den med ny information, allt eftersom ni upptäcker vad som fungerar och vad som inte fungerar, samt vilka frågor som uppstår och hur ni ska besvara dem. Dessa två situationer är:
- När företaget expanderar, och de anställda blir fler. Många märker då att de rutiner som tidigare har setts som självklara inte längre är det, helt enkelt för att de inte finns nedskrivna någonstans.
- När ett företag har funnits länge, och exempelvis delar av ledningen byts ut. Då kan det blir uppenbart att samma regler inte gäller för alla anställda, gällande t.ex. sparade semesterdagar, vilka utbildningar som beviljas, etc.
Hur skapar jag en personalhandbok?
Det är viktigt att lägga ned tid på personalhandboken. Avsätt tid i kalendern, exempelvis en dag i veckan, då du arbetar på personalhandboken. Skapa ett “träd” över innehållet, där alla kapitel och avsnitt som ska finnas i den färdiga personalhandboken finns med. Utifrån detta träd blir det enklare att planera handbokens struktur.
Nästa steg är att gå igenom personalfrågorna i företaget, och rangordna dem efter prioritet. Vissa frågor kommer att framstå som mer akuta än andra, framför allt de som handlar om att skapa “ordning och reda” på företaget. Tre frågor som kan vara viktiga att fokusera på i inledningen av arbetet med personalhandboken är:
- Vilka avsnitt är det vanligast att medarbetarna har frågor om?
- Finns det några “problemområden” inom verksamheten, där reglerna är oklara och det saknas rutiner?
- Finns det avsnitt som har stor strategisk betydelse, och som det därför är viktigt att få med?
Exempel på sådana frågor är ifyllandet av blanketter för ersättning för utlägg, eller hur anställningsavtalen ska se ut. Det är vanligt att frågor som man vill lösa snabbt sätter igång funderingar av mer långsiktig natur. Frågan om anställningsavtalen kan exempelvis ge upphov till följdfrågor som dessa:
- Vilka arbetstider ska gälla på företaget?
- Ska ersättning betalas ut för övertidsarbete?
- Vilka rutiner gäller vid vård av sjukt barn?
- Ska bonus delas ut till de anställda, och i så fall enligt vilka riktlinjer?
Här finns en risk att tankarna rusar iväg, och du snart sitter och arbetar med något som inte kan sägas ha högsta prioritet. Därför är det viktigt att sätta upp mål, gärna i form av delmål för varje kapitel.
Även om det bästa är att börja med att utforma riktlinjerna, och därefter ge sig i kast med instruktionerna, är detta sällan möjligt. Det är många saker som kräver din uppmärksamhet, och inte minst kan det vara bråttom att få instruktioner på plats på vissa områden. I de allra flesta fall kommer du att behöva arbeta med långsiktiga riktlinjer och mer kortsiktiga och konkreta instruktioner på en och samma gång.
En lösning kan vara att lansera en del av personalhandboken i taget. Detta kan också vara ett sätt att skapa större intresse för dokumentet, vilket i sin tur leder till att fler i personalen läser handboken.
Vad ska en personalhandbok innehålla?
I personalhandboken ska de anställda kunna hitta kortfattade beskrivningar av alla rutiner som formar verksamheten i företaget. Detta innefattar framför allt följande:
- Företagets värdegrund
- Arbetstider
- Semesteransökan
- Vilket försäkringsskydd de anställda har
- Datum som lönen betalas ut
- Hur kvitton och utlägg ska hanteras
Det är också bra att ta med de viktigaste reglerna från de lagar som reglerar verksamheten. Vilka dessa lagar är beror till stor del på bolagsform och bransch. Många leverantörer av färdiga lösningar för personalhandböcker och medarbetarportaler erbjuder lösningar där texterna uppdateras när lagarna ändras. Det gör att personalhandboken kan bestå av en statisk del, med företagets interna riktlinjer, och en dynamisk del, där de anställda kan vara säkra på att de relevanta lagtexterna alltid är uppdaterade.
Det är viktigt att personalhandboken är anpassad till företagets verksamhet. Samtidigt går det att spara mycket tid på att använda mallar och exempeltexter. Då behöver ni inte uppfinna hjulet, utan utgå från det som redan är skrivet, och anpassa texten till er egen verksamhet. Sannolikheten för att ni ska missa något viktigt i er personalhandbok minska också när ni har en text att utgå från.
Det bästa är att skapa en digital personalhandbok, som är tillgänglig på företagets intranät. Då kan de anställda komma åt handboken även hemifrån, vilket ökar sannolikheten för att de faktiskt läser den.
- Att ha en personalhandbok säkerställer en konsekvent hantering av personalfrågorna på arbetsplatsen. Det skapar också transparens och trygghet inom organisationen.
- En personalhandbok sparar mycket tid, både för dig och för dina anställda. Istället för att behöva gå till dig varenda gång de har en fråga kan medarbetarna slå upp det relevanta stycket i personalhandboken.
- Genom att samla all relevant information i ett och samma dokument blir det enkelt för de anställda att hitta den information de söker.
- Att välja en digital personalhandbok har flera fördelar: det är enkelt att komma åt den även hemifrån, och lagtexter kan uppdateras automatiskt när lagarna ändras.
- Det är viktigt att personalhandboken är ett levande dokument, som uppdateras regelbundet. Annars kommer den snabbt att bli irrelevant för de anställda.
Bäst är att börja arbetet med att skriva personalhandboken när företaget står i begrepp att få sin första anställda. Sannolikheten är stor att ni snart kommer att ha flera anställda, och då är det bra att ha tydliga riktlinjer, regler och rutiner.
